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परियोजनाओं की मंजूरी के लिए प्रक्रिया



परियोजनाओं की मंजूरी के लिए प्रक्रिया

पीएफसी / एआरएमआरईबी-01

इस प्रकार इस योजना के तहत उत्पन्न अनुसंधान एवं विकास परियोजना के प्रस्ताव को बनाया गया:

  • एआरएमआरईबी द्वारा तैयार राष्ट्रीय आवश्यकताओं के हित की परियोजनाओं को शैक्षणिक संस्थानों / अनुसंधान एवं विकास संगठनों और उद्योग आदि को भेजा जाता है।
  • शैक्षणिक संस्थानों / अनुसंधान एवं विकास संगठनों और उद्योग आदि द्वारा आयुध के क्षेत्र में अनुसंधान, डिजाइन और विकास के लिए प्रस्ताव प्रस्तुत किया जा सकता है।
  • रक्षा प्रतिष्ठानों के अलावा अन्य प्रतिष्ठानों द्वारा विस्फोटकों का भंडारण संचालन और उपयोग से संबंधित परियोजनाओं के प्रस्ताव की छानबीन और मंजूरी तभी दी जाएगी जब एआरएमआरईबी से अनुदान की मांग कर रही एजेंसी द्वारा इस प्रक्रिया में निर्धारित सुरक्षा नियमों का पालन हो।
  • गतिविधि

    प्रक्रिया समय (मिलाकर) दिनों में
    आवेदन
    • प्रधान अन्वेषक परियोजना प्रस्तावों की 3 हार्ड प्रतियां और अनुदान लेने वाली संस्था / संगठन जिसने भारत सरकार के किसी और अन्य मंत्रालय / विभाग या  राज्य सरकार से एक ही उद्देश्य या गतिविधि के लिए अनुदान को प्राप्त या प्रस्तुत नहीं किया है के उपक्रम के साथ सॉफ्ट प्रतियों को भी प्रस्तुत करेंगे और इसको काम के लिए प्रासंगिक तकनीकी पृष्ठभूमि के कर्मचारियों के अस्तित्व के सबूत के रूप में बुनियादी सुविधाओं और आवश्यक योग्यता  के प्रभाव के प्रमाण पत्र के साथ प्रस्तुत करेंगे जैसा कि सचिव एआरएमआरईबी द्वारा प्रारूप (एफएम / एआरएमआरईबी-01) में निर्धारित किया गया है। सह-पीआई का विवरण शामिल करने के लिए यह आवश्यक है।
    • इसके अलावा एक घोषणा पत्र कि काम उनकी संस्था में ही किया जाएगा या एक से अधिक संस्था द्वारा साझा किया जाएगा को प्रस्ताव के साथ प्रस्तुत किया जाएगा। ऐसे मामले में अनुदान के लिए आवेदन करने वाले संस्थान, प्रधान अन्वेषक और अन्य कार्य केन्द्र जांचकर्ताओं के रूप में कार्य करेंगे। निगरानी और अन्वेषक के साथ कार्य को समय पर पूरा करना केवल प्रधान अन्वेषक की जिम्मेदारी होगी।
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    संवीक्षा
    • प्रस्ताव के तकनीकी के साथ-साथ वित्तीय पहलू पर समिति के सदस्यों की टिप्पणियां प्राप्त करने के लिए प्रस्ताव को समन्वयक को भेजा जाएगा। प्रस्ताव के विभिन्न क्षेत्रों की प्रकृति के मामले में सचिव एआरएमआरईबी द्वारा सीसी आर एंड डी / डीजी (हथियार) के अनुमोदन पर एक तदर्थ समिति / विशेष पैनल गठित किया जाएगा। समिति प्रसिद्ध शिक्षाविद् / शोधकर्ता की अध्यक्षता में हो जो विभिन्न एजेंसियों से उचित विशेषज्ञता / अनुभव के कम से कम 4 सदस्यों से मिलकर बनी हो और सचिव एआरएमआरईबी प्रस्ताव की समीक्षा करने के लिए सदस्य के रूप में हो।
    • पैनल के सदस्य प्रस्ताव का विश्लेषण करेंगे (एफएम / एआरएमआरईबी-02) और पैनल के अध्यक्ष के लिए अपनी टिप्पणी देंगे।
    • पैनल अध्यक्ष टिप्पणियों की समीक्षा करेंगे और पैनल समन्वयक को पैनल के समेकित विचार बताएंगे।
    • पैनल समन्वयक परियोजना की उपयोगिता पर अपनी टिप्पणी के साथ उपयोगकर्ता समूह साइंटिस्ट के नामांकन के साथ उपयोगकर्ता लैब के निदेशक की सैद्धांतिक मंजूरी प्राप्त करेंगे।
    • यदि, पैनल के अध्यक्ष / सदस्यों और प्रयोक्ता लैब के निदेशक द्वारा कोई सुझाव दिया गया, तब  पैनल समन्वयक इन सुझाव / सिफारिशों को शामिल करने के लिए पीआई को प्रस्ताव वापस भेजेंगे।
    • पीआई पैनल समन्वयक को संशोधित प्रस्ताव प्रस्तुत करता है जो इसे आगे पैनल के अध्यक्ष को भेजता है।
    • पैनल अध्यक्ष मंजूरी के लिए सिफारिश करता है। यदि आवश्यक हो तो वह समिति के सदस्यों को उनकी टिप्पणी के लिए के लिए प्रस्ताव भेजता है और उनकी सिफारिशों का संकलन करता है।
    • संशोधित प्रस्ताव की एक हार्ड कॉपी के साथ अध्यक्ष की सिफारिश (यदि, पैनल ने सुझाव दिया है तो पैनल समन्वयक द्वारा सत्यापित किया जाना चाहिए कि पैनल के सुझावों को शामिल किया गया है) को उपयोगकर्ता लैब निदेशक द्वारा विधिवत सिफारिश को  पैनल समन्वयक द्वारा सचिव एआरएमआरईबी को भेजना है। उपयोगकर्ता प्रयोगशाला के निदेशक परियोजना की उपयोगिता पर उपयोगकर्ता समूह वैज्ञानिक की टिप्पणी / सिफारिशें प्राप्त करेंगे और अनुवर्ती की निगरानी के नामांकन के साथ पैनल के समन्वयक को इसे भेजेंगे।
    • ई-संचार अपनाया जाना चाहिए।
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    स्वीकृति के लिए प्रसंस्करण
    • यदि परियोजना प्रस्ताव की लागत 15 लाख से कम है, तो सचिव एआरएमआरईबी स्वीकृति पत्र जारी करेंगे।
    • यदि परियोजना प्रस्ताव की लागत 15 लाख से ऊपर है, तो अध्यक्ष एआरएमआरईबी समीक्षा करेंगे और इनकी सिफारिशों के साथ प्रस्ताव सीसी आर एंड डी (आयुध) और आईएफ (आर एंड डी) के औपचारिक अनुमोदन / सहमति के लिए भेजना होगा।
    • आइएफए (आर एंड डी) की सहमति के बाद, सचिव एआरएमआरईबी स्वीकृति पत्र जारी करेंगे।
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    स्वीकृति और निधि को जारी करना
    • सचिव एआरएमआरईबी स्वीकृति पत्र और धन को जारी करने के मुद्दे के लिए इस मामले को प्रोसेस करने के लिए निम्नलिखित दस्तावेजों को प्रस्तुत करने के लिए पीआई को सूचना देगा :-
      • पहली किस्त के लिए आकस्मिक बिल (एफएम / एआरएमआरईबी - 03)
      • ईसीएस मैंडेट (एफएम / एआरएमआरईबी - 04)
      • कार्यकारी बॉण्ड - एमओसी / एमओयू (निर्धारित प्रारूप में)
      • परियोजना के तहत यदि किसी विशेष उपकरण की माँग हो तो, एक दायित्व संस्थान द्वारा प्रस्तुत किया जाना चाहिए कि उपकरण (बजटीय उद्धरण के साथ उपकरण, लागत, स्रोत की सूची दे) इंस्टीट्यूशन में उपलब्ध नहीं है और बड़े पैमाने पर परियोजना के लिए जरूरी है।
      • दायित्व लेना कि भारत सरकार के किसी और अन्य मंत्रालय / विभाग या  राज्य सरकार से एक ही उद्देश्य या गतिविधि के लिए अनुदान को प्राप्त या प्रस्तुत नहीं किया है।
      • संस्थान के वित्तपोषण पद्धति
      • संस्था के नियम और अनुदानगृहीता संस्था / संगठन के उपनियम
    • पीआई सचिव एआरएमआरईबी को उपरोक्त दस्तावेज जमा करेंगे।
    • सचिव एआरएमआरईबी, दस्तावेजों की समीक्षा करेंगे, औपचारिक स्वीकृति पत्र जारी करना और बिल के भुगतान के लिए पीसीडीए भेजेंगे।
    • दस्तावेजों में उल्लेख भुगतान के समय के अनुसार, पीसीडीए संस्थान को पहली किस्त का हस्तांतरण करेगा और सचिव एआरएमआरईबी को भुगतान जारी होने की सूचना देगा।
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    निष्पादन
    • पहली किस्त प्राप्त करने के बाद, पीआई किस्त की प्राप्ति के संबंध में सचिव एआरएमआरईबी और पीसीडीए (आर एंड डी) को सूचित करेंगे। पहली किस्त की प्राप्ति की तारीख परियोजना के प्रारंभ के रूप में गिनी जाएगी। कार्य एमओसी के तहत क्रियान्वित किया जाएगा। पीआई निम्नलिखित समीक्षा को सुकर बनाने के लिए प्रगति रिपोर्ट प्रस्तुत करेगा (परिशिष्ट आई को देखे, परियोजना की समीक्षा के लिए दिशा निर्देश)
      • उपयोगकर्ता समूह वैज्ञानिक के साथ उपयोगकर्ता प्रयोगशालाओं द्वारा तिमाही समीक्षा।
      • संबंधित पैनल द्वारा अर्धवार्षिक समीक्षा। पैनल अलग भी से निम्नलिखित सदस्यों के साथ परियोजना की समीक्षा कर सकते है -
        • पैनल समन्वयक
        • पैनल सदस्य (कम से कम एक)
        • विशेषज्ञ सदस्य (अध्यक्ष द्वारा नामित किया हुआ)
        • उपयोगकर्ता प्रयोगशालाओं के सदस्य
      • बोर्डिंग बैठक के दौरान एआरएमआरईबी द्वारा वार्षिक समीक्षा (यदि परियोजना लागत> 15 लाख रुपए हैं)
    • आकस्मिक बिल (एफएम / एआरएमआरईबी-03), खातों के स्टेटमेंट, व्यय और उपयोग प्रमाण पत्र (एफएम / एआरएमआरईबी-05) को विधिवत संस्था के कार्यकारी प्राधिकारी द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए और इसे प्रत्येक वित्तीय वर्ष के अंत तक वार्षिक प्रगति रिपोर्ट (एफएम / एआरएमआरईबी-04) के साथ स्थानीय लेखा परीक्षा प्राधिकारी द्वारा प्रतिहस्ताक्षरित  करके पीसीडीए को भेजने के लिए सचिव एआरएमआरईबी को जमा करना होगा।
    • पीसीडीए पैनल की सिफारिश के आधार पर किस्तों को बाद में जारी करेंगा।
    • अंतिम किस्त के भुगतान तक उपरोक्त प्रक्रिया को दोहराया जाएगा।
    पीडीसी के आधार पर
    समापन
    • परियोजना के पूरा होने पर, बैठक की व्यवस्था अंतिम समीक्षा, अध्यक्ष की सिफारिशों और अनुसंधान कार्य के प्रसार के लिए संबंधित पैनल के अध्यक्ष एवं उपयोगकर्ता प्रयोगशाला के वैज्ञानिक के साथ पीआई द्वारा की जाएगी
    • अंतिम समीक्षा के दौरान यदि यह यह पाया जाता है कि परियोजना के उद्देश्य पूरी तरह से नहीं मिले हैं तब या तो परियोजना को बंद कर दिया जाएगा या उसका विस्तार किया जाएगा।
    • जांच सूची के अनुसार इस परियोजना के पूरा होने / बंद करने / समाप्ति के 60 दिनों के भीतर एआरएमआरईबी के निर्धारित प्रारूप में अंतिम समापन दस्तावेज पीआई द्वारा प्रस्तुत किए जायेंगे। यह खातों के निपटान को भी शामिल करता है।
    • जांच सूची :
      1. तकनीकी रिपोर्ट और डिजाइन दस्तावेजों आदि -10 हार्ड प्रतियां, एक सॉफ्ट प्रति
      2. एआरएमआरईबी द्वारा निर्धारित प्रारूप (एफएम / एआरएमआरईबी-07) में कार्यकारी सारांश -10 प्रतियां
      3. निर्धारित प्रारूप में खातों, व्यय और उपयोग प्रमाण पत्र के लेखा परीक्षित विवरण (एफएम / एआरएमआरईबी-05) -02 प्रतियां
      4. जीएफआर-2005 के प्रारूप में इस परियोजना के तहत खरीदे गए उपकरणों की सूची विधिवत लेखा परीक्षक द्वारा प्रतिहस्ताक्षरित की गई है - 02 प्रतियां
      5. उपकरण परियोजना निधि से  खरीदे गए है और यदि जरूरत है तो आगे के आर एंड डी कार्य के लिए रख सकते है। दायित्व के साथ विधिवत विभागाध्यक्ष द्वारा प्रतिहस्ताक्षरित अनुरोध को जमा किया जाना है कि परियोजना धन से खरीदी गई सुविधा / उपकरण का उपयोग डीआरडीओ लागत मुक्त करने के लिए अधिकृत
      6. अप्रयुक्त धनराशि, परियोजना के अंत तक यदि कोई हो को पीसीडीए (आर एंड डी) नई दिल्ली के पक्ष मे डिमांड ड्राफ्ट द्वारा वापस हो या निर्धारित प्रारूप में एमआरओ द्वारा वापस हो (एफएम / एआरएमआरईबी-12)
      7. पीआई द्वारा प्रमाण पत्र और लैब के उपयोगकर्ता समूह वैज्ञानिक द्वारा समर्थन कि उद्देश्यों को प्राप्त कर लिया गया है।
    • समापन रिपोर्ट की प्रतियां शोध कार्य और आगे अनुवर्ती के प्रसार के लिए उपयोगकर्ता प्रयोगशालाओं को भेजा गया है।
    परियोजना के पूरा होने / बंद करने / समाप्ति के 60 दिन
  • सभी खातों जिनका संस्थान / अनुसंधान एवं विकास संगठन / उद्योग द्वारा रख रखाब होता है और इससे परियोजना / योजना की प्रगति करते है वे उनके संबंधित लेखा परीक्षकों द्वारा लेखा परीक्षा के अधीन होंगे। परियोजना के पूरा होने / समाप्ति पर, पूरी परियोजना / योजना के खातों का लेखा परीक्षकों द्वारा विधिवत ऑडिट जमा किया जाएगा और अनुमोदित कोष से खर्च नहीं की गई शेष राशि, यदि कोई हो, सचिव एआरएमआरईबी को सूचना देते हुए पीसीडीए को वापस की जाएगी।
  • परियोजनाओं की प्रगति के दौरान, संबंधित संस्थान रक्षा अनुसंधान एवं विकास संगठन - (डीआरडीओ) के वैज्ञानिकों / संबंधित अनुसंधान पैनल के सदस्य और एआरएमआरईबी के सदस्यों को परियोजनाओं / योजनाओं के उद्देश्यों की समय पर उपलब्धियों को सुनिश्चित करने के लिए संस्थान में आने के लिए सभी सुविधाएं प्रदान करेगा। अन्वेषक (एस) विचार-विमर्श, परिचर्चा / संगोष्ठी आदि में भाग लेने के लिए देश के भीतर संबंधित डीआरडीओ प्रयोगशाला / स्थापना यात्रा कर सकते हैं यदि ऐसी यात्राएं टीए / डीए के खर्च के अंतर्गत स्वीकृत राशि के भीतर हो और परियोजना से सीधे संबंधित हो। टीए / डीए संस्थान के भीतर अपने सामान्य पात्रता के अनुसार विनियमित किया जाएगा। ऐसे दौरों को सचिव एआरएमआरईबी को प्रस्तुत परियोजना की वार्षिक प्रगति रिपोर्ट में सूचित किया जाएगा।
  • अनुदान सहायता परियोजनाओं / योजनाओं के तहत विकसित उत्पादों / प्रक्रियाओं का मूल्यांकन एआरएमआरईबी के संबंधित अनुसंधान पैनल द्वारा किया जाएगा। अनुदानगृहीता संस्थान द्वारा पैनल के सदस्य की हकदारी के अनुसार परियोजना / योजना के टीए / डीए बजट से पैनल के सदस्य के टीए / डीए का भी भुगतान किया जा सकता है।
  • यदि परियोजना एक महत्वपूर्ण स्तर तक पहुँचती है या एक बड़ी सफलता / मील का पत्थर हासिल करती है तो एक तकनीकी रिपोर्ट प्रस्तुत की जाएगी जो वार्षिक बैठक से पहले परियोजना समीक्षा बोर्ड तक पहुँचनी चाहिए। तकनीकी रिपोर्ट की तैयारी के लिए मानकीकृत स्वरूप निम्नलिखित है:
  • एआरएमआरईबी-आरपी-टीआर-पीएन-आरएन/वाईवाई, जहाँ
    आरपी- रिसर्च पैनल का नाम (संक्षिप्त)
    टीआर- तकनीकी रिपोर्ट
    पीएन- परियोजना संख्या
    आरएन- तकनीकी रिपोर्ट संख्या
    वाईवाई- वर्ष
  • तकनीकी रिपोर्ट चित्र / प्रक्रिया /कैसे जाने आदि संलग्न के साथ ए 4 आकार में बनी होंगी और ए 4 आकार में उचित रूप से लगी हो। दस्तावेज़ पत्र, एफएम/ एआरएमआरईबी-06  के अनुसार तकनीकी रिपोर्ट के साथ संलग्न की जानी है।

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